Správa registratúry

Účel spracúvania osobných údajov

1. Účel spracúvania osobných údajov:

Osobné údaje sa spracúvajú za účelom:

1. archivovania dokumentov prevádzkovateľa v rámci správy registratúry,
2. evidencie prijatej a odoslanej pošty v papierovej a elektronickej forme v rámci využívania štátnej webovej aplikácie slovensko.sk,
3. prístupu k archívnym dokumentom.

2. Zákonnosť spracúvania osobných údajov:

Osobné údaje spomenuté v rámci účelov v bodoch a) – c) sa spracúvajú na základe článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).

3. Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:
1. archivovanie dokumentov prevádzkovateľa v rámci správy registratúry:
• Zákon č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov
2. evidencia prijatej a odoslanej pošty v papierovej a elektronickej forme v rámci využívania štátnej webovej aplikácie slovensko.sk:
• Zákon č. 305/2013 Z.z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente)
3. prístup k archívnym dokumentom:
• Zákon č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov

4. Zoznam osobných údajov:

Osobné údaje sa spracúvajú v rozsahu:

1. archivovania dokumentov prevádzkovateľa v rámci správy registratúry:

titul, meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu fyzickej osoby alebo názov, sídlo a identifikačné číslo právnickej osoby.

 

2. evidencia prijatej a odoslanej pošty v papierovej a elektronickej forme v rámci využívania štátnej webovej aplikácie slovensko.sk:

titul, meno, priezvisko, adresa fyzickej osoby alebo v prípade právnickej osoby – názov a adresa sídla.

3. prístupu k archívnym dokumentom:

meno, priezvisko, rodné číslo, adresa trvalého a prechodného pobytu, druh a číslo preukazu totožnosti (občiansky preukaz, cestovný doklad, osobná identifikačná karta, námornícka knižka alebo doklad o pobyte); údaje o požadovanom archívnom dokumente, ktoré sú mu známe a účel využitia; meno, priezvisko a adresu fyzickej osoby alebo názov, sídlo a identifikačné číslo právnickej osoby, na potreby ktorej žiada  o prístup k archívnym dokumentom; vyhlásenie o tom, či je pôvodcom archívnych dokumentov, jeho právnym nástupcom alebo vlastníkom archívnych dokumentov.

5. Dotknuté osoby:
1. štatutárny orgán a osoby, ktorých údaje sa nachádzajú v archíve;
2. odosielatelia a prijímatelia korešpondencie;
3. žiadateľ o prístup k archívnym dokumentom.

6. Lehoty uloženia osobných údajov:
• Bežná korešpondencia- 2 roky,
• Záznamy z pracovných stretnutí a pracovných ciest – 5 rokov,
• Správa registratúry (evidenčné pomôcky, vyraďovanie dokumentov a pod.) – 10 rokov,
• Kniha došlej a odoslanej pošty – 2 roky,
• Korešpondenčné údaje, ktoré sú súčasťou spisu klienta – 10 rokov.

7. Oprávnený záujem prevádzkovateľa:

V rámci účelov v bodoch a) – c) sa spracúvanie osobných údajov za účelom oprávnených záujmov prevádzkovateľa nevykonáva.

8. Postup osobných údajov do tretích krajín:

V rámci účelov v bodoch a) – c) : Osobné údaje sa do tretích krajín neposkytujú.

9. Kategória osobných údajov:

V rámci účelov v bodoch a) – c) : Bežné osobné údaje.

10. Technické a organizačné bezpečnostné opatrenia:

Organizačné a technické opatrenia na ochranu osobných údajov sú spracované v interných predpisoch prevádzkovateľa. Bezpečnostné opatrenia sú vykonávané v oblastiach fyzickej a objektovej bezpečnosti, informačnej bezpečnosti, šifrovej ochrany informácií, personálnej, administratívnej bezpečnosti a ochrany citlivých informácií, s presne definovanými právomocami a povinnosťami uvedenými v bezpečnostnej politike.

11. Zverejňovanie osobných údajov

Osobné údaje sa nezverejňujú.

12. Automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania:

V rámci účelov v bodoch a) – c): Automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania sa nevykonáva.

13. Iné oprávnené subjekty:

Iný oprávnený subjekt	Právny základ
Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky (príslušný archív)	Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
Iný oprávnený subjekt	Všeobecne záväzný právny predpis v zmysle  § 13 ods. 1 písm. c) zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

14. Práva dotknutých osôb:

Dotknutá osoba má právo požadovať od prevádzkovateľa prístup k osobným údajom, ktoré sú o nej spracúvané, má právo na opravu osobných údajov, právo na vymazanie, alebo obmedzenie spracúvania osobných údajov, právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov, právo na neúčinnosť automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania, právo na prenosnosť osobných údajov, ako aj právo podať návrh na začatie konania dozornému orgánu. V prípade ak prevádzkovateľ spracúva osobné údaje na základe súhlasu dotknutej osoby, dotknutá osoba má právo kedykoľvek svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase pred jeho odvolaním. Dotknutá osoba môže uplatniť svoje práva zaslaním emailu na adresu prevádzkovateľa, alebo písomne na adresu prevádzkovateľa. Vybavovanie práv dotknutých osôb sa zabezpečuje individuálne prostredníctvom zodpovednej osoby (osoby určenej prevádzkovateľom).